Konsekwencje dla praktyki kontraktowej przedsiębiorców
Dostosowanie przedsiębiorstwa do powszechnego obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur okazuje się zadaniem nie tylko dla działów finansowych, ale również dla działów handlowych i zakupowych. Powszechna zmiana zasad fakturowania będzie miała bowiem istotny wpływ na praktykę kontraktową organizacji, w tym m.in. na:
- sposób liczenia terminu płatności,
- określanie sposobu i formy doręczenia faktury w umowie,
- postanowienia umowne określające szczególne wymogi co do treści faktury,
- obowiązki doręczenia załączników powiązanych z fakturą oraz ich identyfikacji.
Moment otrzymania faktury w KSeF a terminy płatności
Jak wspomniano na wstępie, faktury KSeF będą uznawane za skutecznie doręczone już w momencie zarejestrowaniu ich w systemie. Co prawda, przedsiębiorcy nadal będą mogli przesyłać sobie dokumenty zawierające treść faktury (np. w formacie PDF), natomiast będą miały one charakter wyłącznie „wizualizacji”. Wiążącą i prawnie istotną fakturą nadal pozostanie ta wystawiona i doręczana za pośrednictwem KSeF.
Powyższe istotnie zmienia sposób liczenia terminów płatności, które jako początek ich biegu określają dzień doręczenia faktury (np. „… płatne w terminie 14 dni od dnia doręczenia Nabywcy prawidłowo wystawionej faktury VAT”). Od 1 lutego 2026 r., będą one bowiem liczyły się od dnia jej zarejestrowania w systemie KSeF, niezależnie od tego czy oraz kiedy „wizualizacja faktury” zostanie doręczona inną drogą.
Sposób liczenia terminów zapłaty nie jest jednak czymś na co strony umowy nie maja wpływu. Przedsiębiorcy nadal mogą porozumieć się co momentu początkowego dla liczenia terminu płatności (np. momentu doręczenia „wizualizacji faktury” lub innych dokumentów jej towarzyszących). Wymaga to jednak zmian w już obowiązujących umowach oraz we wzorcach umownych na podstawie których będą zawierane umowy w przyszłości.
Szczególne postanowienia umowne dot. treści oraz sposobu i formy doręczenia dokumentów związanych z fakturą
Wielu przedsiębiorców przewiduje szczególne wymogi wobec treści faktur doręczanych im przez kontrahentów. Faktury takie, poza danymi wymaganymi przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, mają zawierać również oznaczenie umowy, z której należność wynika, wskazanie numerów zamówień, czy też identyfikację centrum kosztów.
Format faktur wystawianych za pośrednictwem KSeF nadal będzie umożliwiał wprowadzenie takich danych, natomiast utrudni ich ewentualną korektę. Z tego względu, na znaczeniu przybiera jasne doprecyzowanie umowne jakie dane mają być umieszczone na fakturze oraz czy ich brak decyduje o tym, że faktura została wystawiona nieprawidłowo tj. wymaga faktury korygującej.
Niezależnie od treści faktury, ze względu na wymogi organizacji lub specyfikę kontraktu, niejednokrotnie wraz z fakturą wymaga się przedstawienia określonych dokumentów (np. zestawień, protokołów lub potwierdzeń). Pomimo tego, że KSeF umożliwi wystawianie tzw. „faktur z załącznikiem”, to ich praktyczne zastosowanie może być ograniczone (m.in. wymaganym formatem załącznika tj. XML). Biorąc to pod uwagę, organizacje staną przed wyzwaniem doprecyzowania w umowie sposobu doręczania takich załączników i powiązania ich z fakturą, oraz – co bardzo istotne – określenia relacji pomiędzy momentem doręczenia załączników a terminem płatności faktury.
Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku bardziej złożonych wymagań wobec treści faktury i doręczanej razem z nią dokumentacji (nierzadko warunkującej jej prawidłowość), strony umowy mogą przewidzieć procedurę uprzedniego uzgadniania i akceptacji treści faktury, która ma zostać wystawiona w KSeF.
Faktury dla kontrahentów zagranicznych
Relacja z kontrahentem zagranicznym nie mającym obowiązku korzystania z KSeF nie zwalnia polskiego przedsiębiorcy z wystawienia jej w tym systemie. Faktura ta nadal powinna zostać wygenerowana i zarejestrowana w KSeF, zmienia się natomiast sposób jej doręczenia, który nastąpi poprzez doręczenie jej „wizualizacji” w sposób uzgodniony z kontrahentem w umowie.
Biorąc to pod uwagę, w umowach z kontrahentami zagranicznymi warto rozważyć postanowienia, które wyczerpująco opisują zasady wystawienia faktury w Polsce oraz dostarczenia jej „wizualizacji” kontrahentowi. Warto przy tym zaznaczyć, że obowiązującym polskiego przedsiębiorcę dokumentem księgowym zawsze będzie faktura zarejestrowana w KSeF, niezależnie od treści dostarczonej kontrahentowi zagranicznemu „wizualizacji”.
Faktury wystawiane poza systemem (tzw. tryb offline)
Przepisy regulujące Krajowy System e-Faktur, w pewnych warunkach (np. w przypadku problemów z siecią lub awarią KSeF) umożliwiają wystawienia faktur poza systemem z zastrzeżeniem ich późniejszego zarejestrowania w KSeF (tzw. tryb offiline). Podobnie jak w przypadku umów z kontrahentami zagranicznymi i w tym przypadku, warto zastanowić się nad umownym uregulowaniem zasad wystawiania i doręczenia faktur w trybie offline, w tym określenia odpowiedzialności za niespójności pomiędzy fakturą doręczoną poza systemem a tą zarejestrowaną w KSeF oraz odpowiedzialności za konsekwencję opóźnienie rejestracji faktury w KSeF, po ustaniu awarii.
Dostosowanie wzorców umownych do wymogów poszczególnych organizacji
Zaproponowane powyżej obszary potencjalnej regulacji umownej stanowią wyłącznie przykłady tego, czego może oczekiwać od procesu fakturowania konkretna organizacja. W wyczerpującym określeniu wymogów konkretnego przedsiębiorcy istotnym będzie współpraca w ich ustaleniu pomiędzy działem finansowym oraz działem zakupowym przedsiębiorcy.
Nie można przy tym wykluczyć, że standardy organizacji oraz specyfika zawieranych przez nią umów nie będzie wymagała większej ingerencji w aktualną praktykę kontraktową lub – zupełnie przeciwnie – będzie implikowała konieczność gruntownej zmiany i zaprojektowania nowych standardów organizacji.
Jeżeli mają Państwo jakieś pytania lub wątpliwości albo po prostu zastanawiają się od czego zacząć pracę nad standardami umownymi Państwa organizacji, zapraszamy do kontaktu.
Przejdź do publikacji
