Przedsiębiorcy zagraniczni, którzy wykonują działalność gospodarczą poza granicami Polski, mogą tworzyć w Polsce swoje oddziały i przedstawicielstwa. Są to jednostki organizacyjne działające bez wyodrębnienia prawnego od przedsiębiorcy zagranicznego, poprzez które przedsiębiorca zagraniczny może prowadzić działalność na terytorium Polski w oznaczonym prawem zakresie, różnym dla oddziału i przedstawicielstwa.
A. Podstawowe informacje o oddziałach i przedstawicielstwach przedsiębiorców zagranicznych w Polsce
Należy zwrócić uwagę, że utworzenie oddziału lub przedstawicielstwa może być niemożliwe dla przedsiębiorców pochodzących z niektórych państw. Inwestorzy z krajów członkowskich Unii Europejskiej korzystają jednak z pełnej wolności tworzenia powyższych jednostek gospodarczych.
Oddział
1. Cel
Prowadzenie przez przedsiębiorcę zagranicznego działalności gospodarczej na terytorium Polski, w zakresie przedmiotu działalności przedsiębiorcy zagranicznego.
2. Założyciel
Jeden przedsiębiorca zagraniczny – osoba zagraniczna wykonująca działalność gospodarczą poza terytorium Polski. Nie jest dopuszczalne tworzenie wspólnych oddziałów przez różnych przedsiębiorców zagranicznych.
3. Cechy charakterystyczne
Oddział jest wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie częścią działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę zagranicznego poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.
Z prawnego punktu widzenia jest jednak częścią przedsiębiorcy zagranicznego, nie posiada osobowości prawnej i prawnie wyodrębnionego majątku, a wszelkie działania oddziału wywierają skutek bezpośrednio dla przedsiębiorcy zagranicznego.
4. Minimalny kapitał
Brak wyodrębnionego kapitału oddziału.
5. Odpowiedzialność
Pełną odpowiedzialność ponosi założyciel (przedsiębiorca zagraniczny).
Przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego
1. Cel
Prowadzenie przez przedsiębiorcę zagranicznego na terytorium Polski reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego. Jakakolwiek inna działalność nie jest dozwolona.
2. Założyciel
Przedsiębiorcy zagraniczni oraz osoby zagraniczne powołane do promocji gospodarki kraju ich siedziby.
3. Cechy charakterystyczne
Przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego jest prawnie niesamodzielną, podporządkowaną w całym zakresie swojej działalności jednostką wyodrębnioną jedynie organizacyjnie, prowadzącą działalność wyłącznie w zakresie reklamy i promocji w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego.
Przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą jest sam podmiot zagraniczny, a uprawnione osoby działające w przedstawicielstwie działają bezpośrednio w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego.
4. Minimalny kapitał
Brak wyodrębnionego kapitału przedstawicielstwa.
5. Odpowiedzialność
Założyciel (przedsiębiorca zagraniczny bądź osoba zagraniczna powołana do promocji gospodarki).
B. Założenie oddziału – zasadnicze etapy
1. Gromadzenie dokumentów wymaganych do wpisania oddziału do rejestru przedsiębiorców
- Oświadczenie o ustanowieniu przez przedsiębiorcę zagranicznego oddziału na terenie Polski;
- Oświadczenie przedsiębiorcy zagranicznego w sprawie powołania osoby upoważnionej w oddziale do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego;
- Dokument potwierdzający, że osoba reprezentująca założyciela jest uprawniona do podpisania powyższych dokumentów. Może to być odpis z rejestru handlowego założyciela, o ile osoba podpisująca dokumenty jest ujawniona w powyższym dokumencie jako przedstawiciel założyciela, posiadający niezbędne uprawnienia do założenia oddziału. W przeciwnym przypadku, oprócz odpisu z rejestru handlowego wymagane jest także pełnomocnictwo dla osoby podpisującej dokumenty;
- Zgoda osoby upoważnionej w oddziale do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego na jej powołanie;
- Odpis aktu założycielskiego, umowy lub statutu wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski (jeśli przedsiębiorca zagraniczny działa na podstawie któregokolwiek z powyższych aktów);
- Odpis z rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski (jeśli przedsiębiorca zagraniczny istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do takiego rejestru);
- Jeżeli jest to wymagane przez wewnętrzne regulacje założyciela lub przez przepisy prawa kraju jego pochodzenia, właściwy organ założyciela (Rada Dyrektorów/Rada Nadzorcza/ Zgromadzenie Wspólników) musi dodatkowo podjąć formalną decyzję o założeniu oddziału w Polsce;
- Niektóre dokumenty wydane za granicą muszą być zalegalizowane przez polskiego konsula (nie jest to wymagane w państwach, gdzie możliwe jest uzyskanie klauzuli “Apostille” lub gdy przepisy szczególne znoszą taki obowiązek).
2. Zawarcie umowy najmu lokalu (uzyskanie oficjalnego adresu siedziby w Polsce).
3. Rejestracja oddziału w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
4. Nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numeru statystycznego (REGON).
5. Otwarcie rachunku bankowego dla oddziału.
6. Złożenie do Urzędu Skarbowego dodatkowego zgłoszenia uzupełniającego, zawierającego informację o danych niepodlegających wpisowi w rejestrze przedsiębiorców (np. co do rachunków bankowych, liczby zatrudnionych pracowników itd.).
7. Ewentualne dalsze rejestracje podatkowe dla celów podatków VAT, VAT-UE oraz CIT (podatek dochodowy od osób prawnych).
C. Założenie przedstawicielstwa – zasadnicze etapy
Procedura zakładania przedstawicielstwa jest zbliżona do procedury opisanej w punkcie B powyżej, z tym że przedstawicielstwo jest wpisywane do Rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych prowadzonego przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Wpis do rejestru dokonywany jest na okres 2 lat od dnia dokonania wpisu. Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego – złożony w ciągu ostatnich 90 dni obowiązywania wpisu – wpis zostaje przedłużony na kolejny okres 2 lat.
Istnieje też konieczność samodzielnego złożenia wniosków o uzyskanie numeru REGON oraz (o ile przedstawicielstwo zatrudnia pracowników) numeru NIP i zgłoszenia do ZUS, odrębnie do każdej właściwej instytucji.
D. Czas trwania procedur
a) Oddział
Jak wynika z naszego doświadczenia, kompletna procedura rejestracji oddziału, opisana w punkcie B powyżej, zwykle zajmuje około 5-6 tygodni:
- Przygotowanie wszystkich dokumentów wymaganych do rejestracji oddziału w rejestrze przedsiębiorców – około 2 tygodni. Okres ten może być znacząco skrócony, jeżeli założyciel jest w stanie bezzwłocznie uzyskać dokumenty opisane w punkcie B.1 powyżej,
- Postępowanie rejestrowe w sądzie rejestrowym – około 2-3 tygodni,
- Rejestracje podatkowe – około 1 tygodnia.
Zgodnie z polskim prawem, oddział może rozpocząć działalność gospodarczą po wpisaniu do rejestru przedsiębiorców.
b) Przedstawicielstwo
Jak wynika z naszego doświadczenia kompletna procedura rejestracji przedstawicielstwa, opisana w punkcie C powyżej, zwykle zajmuje około 4 tygodni:
- Przygotowanie wszystkich dokumentów wymaganych do rejestracji przedstawicielstwa w Rejestrze przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych – około 2 tygodni. Okres ten może być znacząco skrócony, jeżeli założyciel jest w stanie bezzwłocznie uzyskać dokumenty potrzebne do wpisu;
- Postępowanie w sprawie wpisu w Rejestrze przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych – około 1 tygodnia;
- Rejestracja w urzędzie skarbowym (nadanie numeru NIP) – około 1 tygodnia (wymagane w niektórych przypadkach).
