Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji jest typowym zabezpieczeniem potencjalnych roszczeń wynajmującego w transakcjach najmu nieruchomości komercyjnych (przemysłowych, biurowych lub handlowych). Jest też niekiedy stosowane w kontraktach niezwiązanych z rynkiem nieruchomości, tam gdzie zachodzi potrzeba zabezpieczenia roszczeń jednej ze stron umowy. Co to za instytucja? Z jakim ryzykiem wiąże się dla najemcy?
1. Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji-podstawowe informacje
Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji jest jednym ze sposobów umownego zabezpieczenia wykonania zobowiązań. W przypadku umów najmu jest ono stosowane w dwóch wariantach:
- jako zabezpieczenie zapłaty przez najemcę wszelkich należności wynikających z najmu, czyli nie tylko czynszu, ale też opłat eksploatacyjnych, opłat za media, kar umownych itp.; (tzw. dobrowolne poddanie się egzekucji co do zapłaty) lub
- jako zabezpieczenie zwrotu przez najemcę nieruchomości po zakończeniu okresu najmu (tzw. dobrowolne poddanie się egzekucji co do wydania).
2. Jakie są konsekwencje dla najemcy złożenia oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji?
Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji znacznie upraszcza procedurę dochodzenia roszczeń przez wynajmującego, w przypadku gdyby najemca nie chciał wykonać swoich zobowiązań dobrowolnie. Prawidłowo złożone oświadczenie, po uzyskaniu przez wynajmującego klauzuli wykonalności, zastępuje wyrok sądowy, co powoduje, że roszczenie może być skierowane do przymusowej egzekucji. Klauzulę wykonalności nadaje sąd, przy czym w ogóle nie bada on sprawy merytorycznie, a jedynie ogranicza się do sprawdzenia czy oświadczenie spełnia warunki formalne. W praktyce oznacza to, że sąd nie prowadzi postępowania dowodowego, nie analizuje umowy najmu, nie powołuje świadków, ani nawet nie weryfikuje czy roszczenie wynajmującego rzeczywiście istnieje!
3. Forma oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji
Z uwagi na daleko idące skutki złożenia oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, polskie prawo przewiduje dla niego szczególną formę jaką jest akt notarialny. Bez zachowania formy notarialnej oświadczenie jest nieważne i nie można go egzekwować.
W praktyce wzór oświadczenia jest załącznikiem do umowy najmu, a po jej zawarciu najemca ma określony czas (z reguły 2 – 4 tygodnie) na dostarczenie oświadczenia złożonego przed notariuszem. Powszechną praktyką jest zastrzeganie w umowach najmu, że doręczenie wynajmującemu prawidłowo złożonego oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji stanowi warunek wydania nieruchomości najemcy.
Chociaż w teorii oświadczenie może być złożone za granicą to w praktyce, ze względu na wynikające z tego komplikacje, wynajmujący z reguły żądają aby akt notarialny obejmujący oświadczenie był podpisany przed polskim notariuszem. Stanowi to pewne wyzwanie dla tych najemców, których reprezentanci na co dzień nie przebywają w Polsce. Najprostszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest udzielenie pełnomocnictwa zaufanej osobie przebywającej w Polsce, przy czym zagraniczne pełnomocnictwo do złożenie oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji powinno być udzielone przed zagranicznym notariuszem.
4. Rynkowe standardy i obszary do negocjacji
O ile oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do wydania stanowi absolutny standard na polskim rynku najmu nieruchomości komercyjnych, o tyle wymaganie od najemcy oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do zapłaty zależy od rodzaju najmu, scoringu najemcy a także standardów stosowanych przez wynajmującego. Potrzeba zabezpieczenia przez wynajmującego jego należności pieniężnych może być realizowana za pomocą różnych zabezpieczeń, takich jak np. gwarancja bankowa lub gwarancja korporacyjna. Warto więc zastanowić się, czy nie będzie korzystniejsze zastąpienie oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do zapłaty inną formą zabezpieczenia.
Nie ma wątpliwości, że dobrowolne poddanie się egzekucji co do zapłaty, które umożliwia wynajmującemu w miarę szybkie uruchomienie egzekucji komorniczej z pominięciem etapu procesu sądowego, jest potężnym narzędziem, które może mieć wpływ na planowanie finansowe i zarządzanie ryzykiem przedsiębiorcy składającego oświadczenie. Wysokość tego ryzyka jest proporcjonalna do wysokości sumy zabezpieczenia, a także do długości okresu, w którym może być ono egzekwowane. Dlatego oba te elementy warto negocjować. W przypadku maksymalnej kwoty zabezpieczenia standardem rynkowym jest odwoływanie się do wielokrotności czynszu oraz zaliczek na opłaty eksploatacyjne a w przypadku „terminu ważności” oświadczenia wskazuje się planowaną datę zakończenia stosunku najmu oraz uzgodnioną liczbę miesięcy kalendarzowych. W dużym uproszczeniu oznacza to, że im mniejsza suma zabezpieczenia oraz im krótszy termin do którego wynajmujący może uzyskać klauzulę wykonalności, tym korzystniej dla najemcy.
Złożenie oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do wydania jako elementu transakcji najmu nieruchomości komercyjnych jest w wielu przypadkach w zasadzie nienegocjowalne. Jedyną kwestią, która może podlegać pewnym negocjacjom jest wskazanie terminu lub opisanie zdarzenia warunkującego skorzystanie z tego zabezpieczenia. W interesie najemcy będzie więc wynegocjowanie pewnego buforu czasowego np. w postaci dodatkowego wezwania, które będzie musiał wystosować wynajmujący do najemcy zanim wystąpi o nadanie klauzuli wykonalności na oświadczeniu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.
5. Podsumowanie
Niejednokrotnie oświadczenia o poddaniu się egzekucji są przedstawiane przez stronę wymagającą tego typu zabezpieczenia jako „standardowe” dokumenty i są nimi w istocie, co jednak nie oznacza, że powinny być akceptowane bez negocjacji. Przed zobowiązaniem się do złożenia tego typu zabezpieczeń przyszły najemca powinien mieć świadomość charakteru tego zabezpieczenia oraz rozważyć czy istnieją dla niego rozsądne alternatywy. Warto także podjąć próbę negocjacji kluczowych parametrów tego typu oświadczeń, tak aby zminimalizować ekspozycję na ryzyko.
Kancelaria Wiewiórski Legal kompleksowo doradza we wszystkich kwestiach związanych z umowami najmu nieruchomości komercyjnych, w tym w sprawach związanych z zabezpieczeń tych umów. Zapraszamy do kontaktu w razie potrzeby analizy projektu umowy, negocjacji dokumentów zabezpieczeń czy konieczności podpisania dokumentów w imieniu najemcy – w tym oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
Przejdź do publikacji
