Po wejściu 25 maja 2018 roku w życie RODO znowelizowano szereg przepisów szczegółowych doprecyzowując lub zmieniając zasady przetwarzania danych osobowych. Wśród znowelizowanych pod tym kątem aktów prawnych znalazła się również ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”).
W wyniku tych zmian wprowadzono ogólną zasadę, zgodnie z którą osoba uprawniona do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu, udostępnia pracodawcy niezbędne dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może dodatkowo żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, a samo potwierdzenie może się odbywać w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Na tle tej regulacji powstały liczne problemy praktyczne, m.in.:
- Czy pracodawcy mogą przechowywać dokumenty przedłożone przez uprawnionych, zaświadczające o ich sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej?
- Przez jaki okres pracodawca może przechowywać dane osobowe zgromadzone w związku z prowadzeniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
- Czy konieczne jest uzyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych od osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu?
Na pytania te (częściowo) odpowiedział Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Przechowywanie dokumentów na potrzeby ZFŚS
Zgodnie ze stanowiskiem UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to ustawa o ZFŚS umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Zdaniem UODO, przechowywanie lub utrwalanie przez pracodawców takich dokumentów stałoby w sprzeczności z wynikającymi z przepisów RODO zasadami minimalizacji i adekwatności. Stanowisko to nie budzi wątpliwości jeśli chodzi o „standardowe” świadczenia z funduszu, t.j. takie, które korzystają z ogólnego zwolnienia z podatku dochodowego. Dla przypomnienia: do kwoty 1.000 zł (w roku podatkowym) zwolnione są z podatku PIT otrzymane przez pracownika świadczenia rzeczowe lub pieniężne sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (będą to np. świadczenia świąteczne, świadczenia związane z działalnością sportowo-rekreacyjną, kulturalno-oświatową, świadczenia w związku z opieką nad dziećmi itp.).
Niestety, stanowisko UODO może być nieadekwatne w odniesieniu do dokumentów będących podstawą przyznawania tych świadczeń, które podlegają szczególnym zasadom zwolnienia z opodatkowania. Tak będzie na przykład w przypadku zapomóg otrzymanych z ZFŚS w związku z wystąpieniem indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, które są całkowicie zwolnione z podatku dochodowego. W przypadku świadczeń tego typu, gdzie zastosowanie całkowitego zwolnienia z podatku zależy od okoliczności będących podstawą przyznania świadczenia pracodawca, jako płatnik podatku PIT, powinien mieć możliwość przechowywania dokumentów uzasadniających skorzystanie ze zwolnienia podatkowego, na wypadek kontroli organów administracji podatkowej. Niestety UODO publikując swoje stanowisko nie wziął tego aspektu pod uwagę.
